現場DXはなぜ難しいのか。Excel集計を60分から5分以内に短縮する設計例

現場DXが難しい理由は、現場がITに弱いからではありません。業務が複数のソフト、紙、電話、Excel、担当者判断にまたがっていて、全体像が見えにくいことが大きな理由です。

そのため、DXの第一歩は新しいツールの導入ではなく、日々の作業を分解し、どこを自動化し、どこを人の確認として残すかを設計することです。

医療機関では、予約、受付、会計、問診、薬局連携、配送など、業務ごとに使うソフトが分かれていることがあります。それぞれのソフトでは問題なく処理できていても、月次集計や日次確認の段階で、CSV出力、Excel貼り付け、目視確認、手計算が残りやすくなります。

現場の担当者は、その隙間を経験で埋めています。つまり、改善すべきなのは担当者の努力不足ではなく、システム間のつなぎ目に残った手作業です。

例えば、予約システム、会計システム、問診フォーム、配送管理ツールからそれぞれCSVやExcelを出し、担当者が毎日ひとつのExcelへ貼り付けて集計しているケースを考えます。

この場合、各ソフトから出るファイルの形式を整理し、必要な項目だけを標準化して取り込み、集計表を自動生成するだけでも大きく短縮できます。担当者の作業は、ファイルをアップロードし、例外だけを確認する流れに変えられます。

手作業で60分かかっていた集計が、アップロードと確認を含めて5分以内に収まるケースもあります。重要なのは、完全自動化を最初から狙うことではなく、毎日繰り返している作業の中から、機械に任せられる部分を確実に切り出すことです。

短縮効果を出すには、いきなり大きなシステムを作るよりも、既存業務で毎日発生している集計や転記から始めるほうが現実的です。

NEURONLABでは、現場の作業をヒアリングし、既存システムを前提にしながら、Excel、CSV、API、管理画面、自動化ツールを組み合わせて設計します。

このような改善は、ツールを作って終わりではありません。最初の設計、現場での試用、例外パターンの整理、運用後の修正までを続けることで、はじめて定着します。

医療機関ごとに業務の前提は異なるため、NEURONLABでは、現場ごとの運用に合わせて設計し、導入後の改善まで伴走します。